Digitalisierung der Lieferkette mit unseren Asiatischen Lieferanten

China ist ein bedeutendes Schwellenland, welches STEINEL bei der Beschaffung seiner benötigten Zukaufteile, Handelswaren und Dienstleistungen einen komparativen Wettbewerbsvorteil bieten kann. Es gilt nicht nur ökonomische Hürden zu meistern, um erfolgreich zu sein.

Herausforderung

Es bedarf mehrerer Reisen nach China um das Land, seine Menschen und seines unnachgiebigen Ehrgeizes nach Wachstum und Fortschritt mindestens ansatzweise aus westlicher Sicht zu verstehen. Nicht nur die Sprache oder Essgewohnheiten sind der westlichen Welt fremd, sondern auch Mentalität, Kultur, Verhalten und das wirtschaftliche wie auch politische Denken lassen den aussenstehenden Betrachter nicht selten im Ungewissen.

Beschaffungsprozesse und Einkaufsaktivitäten mit chinesischen Zulieferern können auch deshalb sehr umfangreich, wenn nicht gar unter dem Aspekt des TCO, sehr kostspielig sein. Es geht um Transparenz, es geht darum Distanzen und kulturelle Diskrepanzen zu überbrücken – ja, es geht insbesondere um eine einheitliche, einfache Kommunikationspolitik, dessen Informationen für Steinel und seinen Lieferanten und Speditionen jederzeit, verständlich, korrekt und in gleichem Umfang zugänglich sein müssen.

Entscheid

Ausschritt Prozessflow (Purchase Order) OMS zwischen STEINEL Asia Offices, M R office und Suppliers

In Kooperation mit dem Logistikdienstleister M+R Spedag Group hat Steinel bereits im Jahr 2013 zu einem gemeinsamen Projekt aufgerufen, um Beschaffungsprozesse zwischen den europäischen Steinel Werken, seinen chinesischen Zulieferern und Logistikpartnern transparent und effizient zu gestalten. Übergeordnetes Ziel war es, potenzielle Beschaffungsrisiken rechtzeitig zu evaluieren, einzuschreiten und zu vermeiden. Dabei wurde stets der Fokus auf die Benutzung einer gemeinsamen Informationsplattform und die Standardisierung von Prozessen gelegt.

Nach erfolgter Beschaffungsprozessanalyse und Prozessoptimierung, wurde das M+R Standardprodukt «Order Management System (OMS)» in mehreren gemeinsamen Projektschritten auf die Bedürfnisse von Steinel zu einem Supply Chain Tool customized und in diversen Projektmilestones (ursprünglich hauptsächlich manueller Teilprozesse) digitalisiert.

Nicht nur für das interne Beschaffungswesen an den europäischen Steinel Standorten bedeutete dieser Entscheid ein Change, sondern insbesondere für die asiatischen Zulieferer, für welche es zunächst einmal eine erhebliche Anpassung in ihrem gewohnten Tagesgeschäft, Order Handling und Kommunikationswesen zur Folge hatte. 

Es war daher wichtig, dass vor dem offiziellen «Go Live» ausgewählte A-Lieferanten zu einem Austausch eingeladen wurden und wir gemeinsam das System so ausrichten konnten, dass es auf der einen Seite unseren Ansprüchen genügt und auf der anderen Seite für die Zulieferer einen Benefit bietet. Erst im Anschluss und nach System-Probeläufen, wurden in Ost- und Südchina alle Lieferanten zu Workshop-Seminaren eingeladen, die neue gemeinsame Kooperationsbasis vorgestellt und final live geschaltet.

 

«Die OMS ist ein bahnbrechendes und zukunftsorientiertes Instrument. Seine Fähigkeiten gehen weit über die Verwaltung der Kaufaufträge hinaus. Es fasst in einer webbasierten Plattform alle Werkzeuge für eine effiziente, effektive und transparente Lieferkette zusammen.»

 

Benno Hägler, Head of Sales Switzerland M+R Spedag Group AG


Ergebnis

Durch die Implementierung des IT-basierenden Supply Chain Management Systems in den Beschaffungsprozess zwischen Asien und Europa konnte nicht nur eine deutliche Effizienzsteigerung und Verschlankung des Bestellwesens erzielt werden. Es wurde eine Kommunikations- und gemeinsame Arbeitsplattform erschaffen.

Eingelagerte, elektronische Bauelemente SMD-Gurtung auf mehreren Rollen (Reels)

Auf dieser wird systematisch (von der Erstellung der Bestellung bis zur Bestätigung der Anlieferung am Bestimmungsort durch den Spediteur in Europa) der gesamte Beschaffungsprozess entlang von definierten Guidelines digitalisiert. Durch die Definition dieser Guidelines für asiatische Lieferanten (z.B. bei der Erstellung der Rechnung und Lieferschein) und den angebundenen Speditionen ist das Klären von möglichen Fehlern und teilweise mühsamen Diskussionen nahezu gänzlich eliminiert worden. Folgende Projekt-Milestones wurden digitalisiert:

✓ Quantity Contract und PO Management
✓ PO Acknowledgment
✓ E-booking
✓ PO und Consignment Tracking
✓ Document creation (z.B. Commercial Invoice und Packing List)
✓ Production Status Update
✓ Event Notifications und Reportings

Weiterhin sind wir in der Lage die Performance der asiatischen Zulieferer permanent zu messen. Vergangenheitsbezogene Kennzahlen zu evaluieren ist das eine, jedoch das Entscheidende ist, dass sogenannte PPI’s (Predicted Performance Indicators) dazu beitragen potenzielle Probleme u.a. bei der Einhaltung des Liefertermins und der Qualitätsanforderungen rechtzeitig (d.h. bereits beim Lieferanten in Asien) zu erkennen und einen Hebel bei der Behebung der Schwachstelen zu setzen, mit dem Ziel die europäischen Steinel Standorte und insbesondere unsere Kunden termin- und qualitätsgerecht zu beliefern («Schon heute das Problem in Asien lösen, was in x Wochen am Bestimmungsort in Europa zu einem werden könnte»).

Dieses trägt bislang zu einem messbaren Erfolg bei. Vor allem die Liefergradquote konnte auf nun fast 96% nahezu verdoppelt werden und eine Ausschussquote von fast 20% im Jahr 2012 auf inzwischen <1%.

Fazit

Die Implementierung und die immer fortlaufende Weiterentwicklung der IT-basierenden Supply Chain war und ist ein bedeutender Erfolg. Nicht nur belegt durch die positiven Resultate, welche wir durch die Digitalisierung und die Optimierung der operativen Prozesse erzielen. Es ist vielmehr auch eine Kooperation zwischen unserem Logistikdienstleister in Hong Kong/ China/ Taiwan/ Deutschland/ Rumänien/Moldawien und der Schweiz, den involvierten Mitarbeitern an den Steinel Standorten und den asiatischen Lieferanten, was final auch eine Motivation und engere, interkulturelle Zusammenarbeit erwirkte. Es ist eine Kooperation und ein Werk von Menschen, welche viel Energie und Know-How eingebracht haben, für die Gestaltung und permanente Optimierung einer nachhaltigen Zusammenarbeit.

«Schon heute gemeinsam an den Problemen von morgen in der internationalen Beschaffung arbeiten und zugleich eine Motivation für wertschöpfende Tätigkeiten bieten, das waren wesentliche Ziele bei der Digitalisierung einer effizienten Supply Chain. Davon profitieren nicht nur die eigenen Produktionsstandorte, sondern final insbesondere unsere internen und externen Kunden.» 


Heiko Hartkamp, ehem. Leiter Einkauf STEINEL Solutions AG